Onze support medewerkers horen wel eens van klanten dat zij vrezen dat hun e-mailuitnodiging niet of in een vreemde vorm bij de respondent zal aankomen. Uiteraard streeft CheckMarket ernaar dat alle uitnodigingen vlekkeloos in de mailbox van uw panelleden terechtkomen, maar in een steeds agressiever wordende wereld van e-mailverkeer is de vrees voor niet-toegekomen uitnodigingen niet altijd onterecht.

E-mail providers schakelen steeds meer geavanceerde spam filters in om de mails van onbekende afzenders te onderscheppen.

Volgende tips kunnen u helpen om uit de klauwen van de spam filters te blijven:

Onbekend is onbemind

Spam filters zullen in de eerste plaats de reputatie van de afzender nagaan. Voor CheckMarket is de status van veilige afzender natuurlijk een topprioriteit en wij stellen dan ook alles in het werk om deze status te behouden. Voor interne enquêtes of enquêtes die u richt aan één bepaald bedrijf, kan u ook zelf een bijkomende ‘aflevergarantie’ voorzien door middel van ‘whitelisting’. Hiertoe kan u uw interne webmaster of de webmaster van het welbepaalde bedrijf vragen om het domein ‘*.checkmarket.com’ toe te voegen aan de white list voor zowel de spam filter als de firewall.

Het zit ‘m in de kleine dingen

E-mail providers zijn de laatste jaren veel slimmer, maar ook agressiever geworden. Zo wordt niet alleen meer naar de inhoud van de mail gekeken, maar kan uw e-mail ook als ‘verdacht’ beschouwd worden wanneer u volgende ‘kleine dingen’ over het hoofd ziet:

• Vermijd zo veel mogelijk het gebruik van hoofdletters, leestekens of typische spam woorden (gratis, free, win, euro, €, $, sex, …) in de onderwerpregel van uw e-mailuitnodiging.
• Beperk uw onderwerpregel tot maximum 45 tekens.
• Vermijd een overtollig gebruik van uitroeptekens, leestekens in het algemeen, hoofdletters en witregels in het tekstgedeelte van uw e-mailuitnodiging.
• Gebruik niet te veel verschillende kleuren, lettertypes of lettergroottes en let op de verhouding afbeelding/tekst. Uw uitnodiging oogt uiteraard mooier met een logo of een briefhoofd in html, maar hoe meer html de mail bevat, hoe hoger de spam score komt te liggen. Zorg dus dat er meer tekst voorkomt in uw mail dan afbeeldingen. Het is tevens aan te raden om naast de html-versie van uw e-mailuitnodiging ook steeds een versie als ‘onbewerkte tekst’ (‘plain text’) te voorzien voor panelleden wiens e-mailprogramma geen html herkent of voor mensen die de mail via een pda of gsm bekijken. In onze tool vindt u de ‘onbewerkte tekst’-versie net onder de html-versie op de aanmaakpagina van de e-mailuitnodiging.
• Spam filters letten vooral op Engelse taal. Voorzie in uw Engelstalige e-mailuitnodigingen een aanspreking van minstens drie woorden. Op die manier zullen de mails een lagere spam score krijgen. Aansprekingen als ‘Dear John’ krijgen een hoge spam score. In het Nederlands mag u wel ‘Beste John’ gebruiken. Panelleden persoonlijk uitnodigen is een bijkomende troef om spam filters te omzeilen. Dit kan uiterst eenvoudig door de variabele $$$ContactFullName$$$ in het CheckMarket systeem te gebruiken.
• Gebruik correcte spelling.
• Spring zorgvuldig om met html-tags. Let er bijvoorbeeld op dat deze correct worden afgesloten.
• Beperk het aantal URL’s die naar een andere pagina doorklikken. Dit zorgt voor een hogere spam score.
• Gebruik nooit een IP-adres in de URL, maar enkel een domeinnaam.

Win het vertrouwen van de respondent

Vermijd dat de ontvanger zelf uw e-mailuitnodiging als ongewenst gaat markeren. Volgende tips kunnen helpen om uw reputatie bij ontvangers te verbeteren:

• Vraag u af of de ontvanger geïnteresseerd is in uw onderzoek. Maak alleszins de onderwerpregel en inhoud van uw e-mailuitnodiging zo aantrekkelijk mogelijk. Verwijs bijvoorbeeld naar te winnen incentives of toon er een afbeelding van, maar vermijd daarbij het gebruik van spam woorden.
• Zorg dat u de toestemming heeft van uw respondenten om hen uit te nodigen voor uw onderzoek. Wanneer uw uitnodiging ongelegen komt, zal de respondent uw mail in de map ‘ongewenst’ onderbrengen, wat uw algemene reputatie niet ten goede komt. Als u met een vast enquêtepanel werkt, kan een afsluitende vraag als ‘Mogen wij u in de toekomst opnieuw uitnodigen voor een online enquête?’ wonderen doen.
• Overbevraag uw panelleden niet. Als u werkt met een vast enquêtepanel, respecteer dan ook de wensen van uw panelleden. Iemand die zegt viermaal per jaar te willen deelnemen aan uw onderzoeken, moet u niet plots elke maand gaan uitnodigen. Maak hiertoe gebruik van onze geavanceerde filteropties. Bij het toevoegen van contactpersonen aan uw enquêtepanels kunt u bij ‘Geavanceerd filteren’ kiezen voor ‘Overige’ en vervolgens aangeven dat u enkel panelleden wenst toe te voegen die niet uitgenodigd zijn in de laatste x-aantal dagen, weken, maanden of jaren. Op die manier kan u spam klachten vermijden.

Al deze maatregelen in acht genomen, kan u natuurlijk nog steeds een ultieme test uitvoeren door een uitnodiging te sturen naar een testpanel.
Als u een testpanel aanlegt, maakt u dit best zo verscheiden mogelijk, met bijvoorbeeld personen waarvan u weet dat zij hun mails openen via Hotmail, Gmail, Outlook, Outlook Express, Lotus Notes en/of andere e-mailprogramma’s.
Als deze mails in onberispelijke staat in de inbox belanden, kan u met vertrouwen uw e-mails definitief uitsturen naar uw enquêtepanel.

Checklist:

1. Onderwerpregel
   • Maximum 45 tekens
   • Vermijd: $, €, !,?, win, won, free
2. Inhoud
   • Vermijd meer afbeelding dan tekst
   • Nooit IP-adres in URL
   • Nooit Dear name (alleen Engels)
   • Slechte html
   • Nooit script
3. Testen
   • Stuur testmails naar een testpanel indien mogelijk
   • Stuur testmails naar verschillende e-mail providers om te zien of ze daar in de spam map terechtkomen
4. Interne onderzoeken
   • Vraag om ‘checkmarket.com’ toe te voegen aan de white list voor zowel de spam filter als de firewall

Gerelateerde artikels

• Hoe bewerk ik een e-mailuitnodiging?
• Hoe kan ik mijn respons verhogen?