Medewerkersenquêtes zijn erg belangrijk voor elk soort bedrijf. Ze kunnen de tevredenheid in de organisatie meten, werknemers toelaten om input te geven en werkgevers tonen hoe goed ze het doen bij hun eigen personeel.

Om van dit soort enquêtes een success te maken heb je echter voldoende respondenten nodig. Als niet genoeg werknemers de enquête invullen kan dat ervoor zorgen dat het onderzoek minder betrouwbaar wordt, of dat er afwijkingen in de cijfers sluipen.

Gelukkig is non-respons bij werknemersenquêtes al goed bestudeerd en zijn er een reeks manieren om non-respons te verminderen. In deze blogpost tonen we je waarom werknemers ervoor kiezen enquêtes niet in te vullen, maar vooral ook hoe je van je eigen onderzoek een succes kan maken.

Wat is een goed invulpercentage? Dat hangt ervan af. Volgens een onderzoek over medewerkerstevredenheidsenquêtes in de VS bedraagt het gemiddelde responspercentage 52,7%. Dit hangt echter erg af van de organisatie. Kleinere organisaties hebben doorgaans hogere responspercentages (en hebben dit ook nodig om een onderzoek betrouwbaar te maken), terwijl grotere organisaties lagere responsgraden hebben.

Wat veroorzaakt non-respons bij medewerkers?

Er zijn twee types non-respons bij werknemers: actieve en passieve non-respons.

• Passieve non-respons betekent dat iemand de enquête wel wil invullen, maar dat ze dat niet doen omwille van een onbewuste keuze. Misschien vergaten ze het simpelweg, misschien hadden ze teveel werk of misschien waren ze niet op kantoor die dag. Daarom is het sturen van een herinnering vaak nuttig.

• Actieve non-respons verwijst naar iemand die actief weigert om de enquête in te vullen. Werknemers kunnen een negatieve perceptie hebben van hun werkgever (of een positieve “waarom moet ik een enquête invullen als ik niets aan te merken heb?”), misschien vertrouwen ze de anonimiteit van het onderzoek niet of vinden ze dat de enquête invullen toch niets zal veranderen.

Soms zullen werknemers enquêtes ook niet eerlijk beantwoorden. De redenen hiervoor overlappen sterk met die van actieve non-respons. Door dit tegen te gaan zorg je er dus eveneens voor dat werknemers de enquête eerlijk beantwoorden.

Onderzoekers ontwikkelden een waaier aan strategieën om beide types van non-respons tegen te gaan. We doorzochten die strategieën en maakten een lijst van de 6 meest effectieve.

1. Besteed aandacht aan survey design

Dit mag vanzelfsprekend lijken, maar enquêtes voor werknemers zijn nog steeds enquêtes, besteed dus genoeg aandacht aan de look & feel van de enquête. Maak de enquête niet te lang, stel duidelijke vragen en stuur niet teveel enquêtes naar je werknemers. In deze blogpost vind je alvast een hele reeks tips om een effectieve enquête te maken.

2. Gebruik incentives

Zoals in gewone enquêtes kan het geven van incentives de responsgraad verhogen. Dat kunnen kleine beloningen zijn, bijvoorbeeld een pen of een stuk fruit, maar het kan ook grootser: geef de afdeling met de hoogste responsgraad bijvoorbeeld een teambuilding cadeau.

3. Stuur herinneringen

Een andere strategie die je kan gebruiken is mensen er simpelweg aan te herinneren dat ze de enquête dienen in te vullen. Licht werknemers op voorhand in dat er een enquête aankomt, vertel hen wanneer ze deze kunnen verwachten en waarom het belangrijk is dat ze deelnemen. Op die manier kunnen ze de enquête inplannen in hun agenda. Vergeet ook niet om werknemers die een week voor de gestelde deadline nog niet geantwoord hebben, even te herinneren.

4. Doe iets met de resultaten

Herinneringen en incentives zijn de meest effectieve tools om passieve non-respons tegen te gaan. Actieve non-respons ligt echter moeilijker, vooral omdat het vaak gedreven is door scepticisme naar de werkgever toe.

Een eerste stap in het minimaliseren van actieve non-respons is door te beloven om iets met de resultaten te doen. Wanneer je de enquête aankondigt is het belangrijk dit te benadrukken. Zorg er ook effectief voor dat na afloop van het onderzoek iets gedaan wordt met de resultaten, en communiceer over hoe de enquête hiervoor zorgde. Op die manier wordt de enquête een communicatiekanaal tussen werknemers en werkgever, en kunnen zelfs sceptici overtuigd worden om alsnog deel te nemen. Sceptici zullen de enquête ook gemakkelijker eerlijk invullen op deze manier.

5. Garandeer privacy

Zorg er ook steeds voor dat privacy behouden blijft, zeker omdat medewerkers soms sancties vrezen voor wat ze in de enquête invulden. Het is belangrijk dat ze eerlijk hun mening kunnen geven. Communiceer daarom duidelijk dat de enquête niet teruggebracht kan worden naar individuele werknemers, en leg duidelijk uit dan hun privacy gegarandeerd is. Laat, waar mogelijk, de enquête ook uitvoeren door een persoon, of team, dat een neutraal karakter heeft en vertrouwd wordt doorheen de organisatie. Via de CheckMarket tool kan je eenvoudig enquêtes anonimiseren.

6. Betrek werknemers

Een laatste strategie die je kan toepassen is werknemers in het ontwerp van de enquête te betrekken. Zorg ervoor dat ze onderwerpen kunnen voorstellen, en spreek met teams en individuen over wat ze in de enquête naar voor willen zien komen. Op die manier kunnen zelfs sceptische werknemers feedback geven, en toon je dat de enquête serieus wordt genomen.

Ben je klaar om je medewerkers te bevragen?

CheckMarket heeft alles wat je nodig hebt voor een doeltreffende werknemersenquête. Maak een gratis testaccount aan en ga zelf aan de slag.