Goede e-mail herinneringen opstellen is cruciaal voor het responsgehalte van je enquête. Net als bij de uitnodiging, zullen het onderwerpveld, de tekst en de design van de reminder het doorklikpercentage bepalen (hoeveel contactpersonen de link in de enquêteherinnering volgden). Met onze tips kan je dit percentage vertienvoudigen.

E-mail herinneringen ‘niet geantwoord’

Dit is de herinnering voor contactpersonen die niet antwoordden op de oorspronkelijke e-mailuitnodiging. Voeg het woord ‘herinnering’ toe in het onderwerpveld om de lezer aan te moedigen de mail te openen. Het is belangrijk om het panellid in de herinnering extra te motiveren. Leg dus in de mail uit waarom het belangrijk is dat de contactpersoon antwoordt, welke voordelen het hem/haar biedt en wat hij/zij mag verwachten: betere service, een incentive,… Kortom overtuig het panellid om deel te nemen.

Hier volgt een voorbeeld van hoe je de mail kunt aanvangen:

Enkele dagen geleden nodigden wij u uit om onze vragenlijst in te vullen. Wij zagen dat u deze tot op heden nog niet heeft beantwoord. Wij hopen dat u alsnog een paar minuten van uw tijd kunt vrijmaken om de vragen te beantwoorden.

E-mail herinneringen ‘gedeeltelijk geantwoord’

Deze herinnering vergt nog meer zorg om succesvol te zijn. De respondent heeft al een deel van de enquête ingevuld, maar is voor het einde gestopt. Misschien werd uw contactpersoon onderbroken of misschien vond hij/zij de enquête te lang.

Het is belangrijk dat de respondent duidelijk ziet dat het hier geen ‘herinnering niet geantwoord’ betreft, anders zal hij de mail niet openen, denkende dat hij de enquête al beantwoord heeft. Zorg ervoor dat je deze herinnering zeer kort nadat men voor het eerst begon te antwoorden, instelt (wij raden aan: 1 dag na eerst geantwoord). Pas het onderwerpveld aan. Voeg iets toe als ‘Onvolledig:…’ Dank hen voor de tijd die ze reeds spendeerden. Zeg hen meteen en in vet dat ze niet opnieuw dienen te beginnen, maar dat ze automatisch terecht komen op de pagina waar ze gebleven waren. Hier kan je alvast een aanzet vinden voor dit type herinnering:

Enkele dagen geleden heeft u onze vragenlijst gedeeltelijk ingevuld, waarvoor onze hartelijke dank. Wij hopen dat u tijd kunt vrijmaken om de resterende vragen te beantwoorden. Als u op onderstaande link klikt, komt u automatisch bij de vraag waar u gebleven bent.

Tijd om aan de slag te gaan! Maak gebruik van onze tips en verhoog je doorklikpercentage en responsgehalte.

Gerelateerde artikels

• Wanneer worden mijn herinneringen verstuurd?
• Kunnen herinneringen meermaals uitgestuurd worden?
• Vermijd dat uw e-mailuitnodiging in de spambox terechtkomt