Het is 2019, je ziet je collega’s elke dag op kantoor en klaagt over het verkeer naast het koffieapparaat. Je hebt nog nooit van Zoom gehoord en je hebt er zelfs nog nooit aan gedacht dat het een optie was om te werken zonder dat je een broek aan hebt.
Er is enorm veel veranderd en het ziet er naar uit dat we nog wel een tijdje van huis zullen werken. Maar, dit hoeft geen slecht nieuws te zijn. Want, je mist misschien het werken op kantoor, studies tonen wel aan dat werknemers het fijn vinden dat ze geen woon-werkverkeer hebben en ervaren een stijging in productiviteit. Daarnaast, merken werknemers een daling in turnover en kosten op.
Ondanks dat veel werknemers hun werk (deeltijds) van thuis uit kunnen doen, vinden managers het moeiljk om hun nieuwe remote team te managen. Om jouw te helpen, hebben wij hier onze 5 beste tips om je team gemotiveerd en op dezelfde golflengte te houden.
Hoe manage je je werknemers die thuis werken.
1. Communicatie richtlijnen
Als je dacht dat goede communicatie op de werkvloer vroeger belangrijk was, dan hoeven we je ook niet uit te leggen hoe belangrijk het is als je team van thuis uit werkt. Je zult moeten compenseren dat je niet meer ‘snel iets kunt vragen’.
Communiceer duidelijk aan je werknemers wanneer en hoe ze je kunnen contacteren. Voorzie enkele richtlijnen voor welk medium het best geschikt is voor welke situatie. Als iets dringend is en je bent op zoek naar een snel antwoord, dan is een e-mail vast niet het beste idee. Als je nood hebt aan een meer gestructureerde discussie, probeer dan eens een video call. Het opschrijven van enkele richtlijnen zal ervoor zorgen dat de communicatie veel gemakkelijker verloopt, zeker met al de technologie die vandaag beschikbaar is.
2. Duidelijke verwachtingen
Werknemers die van thuis uit werken hebben meer controle over hoe ze hun eigen dag indelen. Daarom is het erg belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen. Hiermee bedoelen we niet enkel de taken die uitgevoerd moeten worden maar bijvoorbeeld ook de uren wanneer je werknemer beschikbaar moet zijn. Is het noodzakelijk dat je werknemers beschikbaar zijn tijdens de officiële kantooruren of is er meer flexibiliteit? Verwacht je dat je werknemers je dagelijkse updates geven?
Zorg ervoor dat je team weet wat ze moeten doen en wanneer. Als je niet duidelijk je verwachtingen communiceert, zullen je werknemers er nooit aan voldoen.
3. Wekelijkse/dagelijkse check-ins
Misschien hield je niet veel officiële meetings met je team terwijl je samen in een kantoor werkt, het zou je verrassen hoeveel je eigenlijk bespreek met je collega’s gedurende dag als je allemaal op dezelfde plek werkt. Wekelijkse of dagelijkse check-ins om de dagdagelijkse activiteiten te bespreken zal ervoor zorgen dat je werknemers zich minder geïsoleerd voelen en dit zorgt er ook voor dat je werknemers zich meer geapprecieerd voelen. Het is ook een makkelijke en snelle manier om iedereen op de hoogte te brengen. Deze meetings hoeven zeker niet lang te duren maar ze geven wel de mogelijkheid aan je werknemers om te vertellen wat aan de hand is. 15 minuten aan het begin of einde van de werkdag kan wonderen doen voor de productiviteit en betrokkenheid van je team.
4. Moedig engagement aan
Wanneer je werknemers niet gewend zijn aan werken vanuit huis, is het mogelijk dat ze zich geïsoleerd voelen omdat ze hun collegas niet meer zien elke dag. De motivatie zal misschien dalen dus het is belangrijk om je team er aan te herinneren waarom ze dit doen. Betrokkenheid is de sleutel tot succes dus zorg ervoor dat iedereen betrokken is en zich een deel van het team voelt.
Er zijn veel verschillende manieren om engagement aan te moedigen en ervoor te zorgen dat je werknemers zich betrokken voelen. Denk bijvoorbeeld aan virtuele lunchpauze, of een drankje op vrijdagnamiddag. Praat met je werknemers over niet-werk gerelateerde dingen zodat je de persoonlijke touch niet verliest. Vergeet ook je team niet te belonen als dingen goed gaan. De makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat iemand zich geapprecieerd voeld is met een simpel compliment.
5. Gebruik een pulse survey
Pulse surveys zijn korte enquêtes die gebruikt worden om geluk en tevredenheid te meten, en ook of je team alle nodige resources heeft om hun job uit te oefenen. Als je je zorgen maakt dat je dit gaat vergeten, een pulse survey zal het werk voor jou doen. Regelmatig een pulse survey uitsturen zal ervoor zorgen dat je geïmformeerd blijft over hoe het met je team gaat. Hou je pulse survey kort en beknopt zodat het niet teveel werk is voor je werknemers om hem in te vullen.
Bij CheckMarket zorgen we er graag voor dat jij de vinger aan de pols kunt houden. Met onze Work@Home Pulse survey template kun je makkelijk meten hoe het met je werknemers gaat. Onze duidelijk rapporteringstool met een top-down aanpak geeft je een totaal overzicht zodat je snel kunt reageren op specifieke noden en problemen. Ons gemakkelijk melding systeem zal ervoor zorgen dat je direct op de hoogte wordt gebracht en je real-time actie kunt nemen.
Zorg ervoor dat je pulse survey kort is, maar geef ook de mogelijkheid aan je werknemers om meer in detail te treden over waarom ze zich zo voelen. Het analyseren van open vragen neemt misschien wat tijd in beslag. Daarom hebben we onze easy-to-use text analyse tool gecreëerd. Je kunt ook sentimenten (negatief, neutraal, positief) toevoegen om het onderliggende gevoel te identificeren. Gebruik de automatische tagging om automatisch open antwoorden te categoriseren wanneer ze binnenkomen.
Conclusie
Het managen van een remote team vraagt voor een andere aanpak maar met deze 5 tips kom je al erg ver. Geef je team de nodige flexibiliteit om hun eigen dag in te delen, check regelmatig hoe het gaat en zorg ervoor dat alles duidelijk is voor iedereen. Ten slotte, doe niet aan micromanagement. De basis voor het managen van een remote team is vertrouwen.
Geef een antwoord