Interne bedrijfsrichtlijnen of privacywetgevingen, zoals Artikel 5.1.e van de GDPR, vereisen vaak dat persoonlijke gegevens niet langer worden bewaard dan nodig.

Beginselen inzake verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen (“opslagbeperking”);

In lekentermen: houd data niet langer bij dan nodig! Als je de data voor een langere periode nodig hebt, én ze worden gebruikt voor statistische doeleinden, bijvoorbeeld voor benchmarking, dan is dit toegestaan zolang je de nodige maatregelen neemt om deze data veilig te bewaren.

Door dataretentieregels in te stellen, kun je plannen wanneer contacten en respondenten automatisch en permanent verwijderd worden uit je enquête(s) op ons systeem. Enkel de accountbeheerder kan deze regels instellen voor het volledige account. Dat betekent dat dezelfde regels toegepast worden voor ALLE enquêtes binnen die account.

Deze regels kunnen op enquêteniveau verworpen worden door de accountbeheerder. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als voor de meeste van je enquêtes de gegevens slechts een korte periode moeten bewaard worden, maar als je daarnaast ook een aantal longitudinale enquêtes hebt met een langlopende benchmark. In dat geval kan je een algemene regel op accountniveau instellen die van toepassing is op de meeste enquêtes en vervolgens specifieke regels instellen voor die longitudinale enquêtes. Bovendien kan de accountbeheerder indien gewenst aan enquête-eigenaars toestaan om zelf eigen dataretentieregels in te stellen voor hun eigen enquêtes.

Opgelet: Enkel accountbeheerders hebben toegang tot deze optie in het account.

Je kunt plannen wanneer contact- en respondentgegevens automatisch en permanent uit je enquêtes in ons systeem worden verwijderd. Deze regels worden continu toegepast op alle bestaande en toekomstige enquêtes van alle gebruikers in jouw CheckMarket account, zelfs de enquêtes met de status ‘Live‘.

De gegevens worden permanent verwijderd tijdens een nachtelijk proces en kunnen niet worden hersteld.

Ga hiervoor naar Account > Legal en Compliance en klik op Dataretentieregels. Nu krijg je de volgende opties:

Klik op Opslaan om je instellingen te bewaren en bevestig deze een laatste keer om de dataretentieregels te activeren.

Enkel accountbeheerders en enquête-eigenaars kunnen dataretentieregels op enquêteniveau instellen, op voorwaarde dat de accountbeheerder dit toegestaan heeft in de accountinstellingen.

Indien de accountbeheerder toestaat dat de dataretentieregels op enquêteniveau mogen aangepast worden, kan elke enquête-eigenaar specifieke regels instellen voor zijn of haar enquêtes. Deze zullen dan enkel voor die enquête gelden, ook wanneer deze ‘Live’ is.

De gegevens worden permanent verwijderd tijdens een nachtelijk proces en kunnen niet worden hersteld.

Om dataretentieregels in te stellen voor een enquête, ga je eerst naar die enquête en klik je op Instellingen > Opties.

Vink het vakje aan naast Dataretentie. Als deze reeds aangevinkt staat, betekent dat dat de accountbeheerder reeds retentieregels heeft ingesteld op accountniveau. Vink het vakje uit om de dataretentieregels volledig te inactiveren voor deze enquête.

Eenmaal aangevinkt verschijnen de volgende opties:

De accountbeheerder kan een lijst opvragen van alle enquêtes waarvoor afwijkende dataretentieregels actief zijn. Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar Account > Legal en compliance.
2. Klik op Dataretentieregels.
3. Klik op Bekijk enquêtes met dataretentieregels.

Je kunt deze lijst naar verschillende bestandsformaten downloaden, of je kunt recht naar een enquête gaan door erop te klikken.

Alle wijzigingen aan de dataretentieregels alsook alle opschoonacties worden gelogged.

Je kunt deze vinden door in het activiteitenlogboek van je account te zoeken op het trefwoord “retention”.

Of je gaat naar Account > Legal en compliance, klikt op Dataretentieregels en daarna op de link Dataretentie-logboek weergeven.

Opgelet: Houd er rekening mee dat niets op deze webpagina bedoeld is als of gebruikt kan worden ter vervanging van juridisch advies. Wij raden uitdrukkelijk aan om zeker ook te rade te gaan bij een jurist voor onafhankelijk advies specifiek afgestemd op jouw situatie.