Helpcentrum

Stel dataretentie regels in

Geen reacties

Interne bedrijfsrichtlijnen of privacywetgevingen, zoals Artikel 5.1.e van de GDPR, vereisen vaak dat persoonlijke gegevens niet langer worden bewaard dan nodig.

Beginselen inzake verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen (“opslagbeperking”);

In lekentermen: houd data niet langer bij dan nodig! Als je de data voor een langere periode nodig hebt, én ze worden gebruikt voor statistische doeleinden, bijvoorbeeld voor benchmarking, dan is dit toegestaan zolang je de nodige maatregelen neemt om deze data veilig te bewaren.

Door dataretentie regels in te stellen, kun je plannen wanneer contact- en respondentgegevens automatisch en permanent verwijderd worden uit je enquête(s) op ons systeem. Enkel de accountbeheerder kan deze regels instellen voor het volledige account. Dat betekent dat dezelfde regels toegepast worden voor ALLE enquêtes binnen die account.

Deze regels kunnen op enquêteniveau verworpen worden door de accountbeheerder. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als voor de meeste van je enquêtes de gegevens slechts een korte periode moeten bewaard worden, maar als je daarnaast ook een aantal longitudinale enquêtes hebt met een langlopende benchmark. In dat geval kan je een algemene regel op accountniveau instellen die van toepassing is op de meeste enquêtes en vervolgens specifieke regels instellen voor die longitudinale enquêtes. Bovendien kan de accountbeheerder indien gewenst aan enquête-eigenaars toestaan om zelf eigen dataretentieregels in te stellen voor hun eigen enquêtes.

Stel dataretentie regels in voor het volledige account

Opgelet: Enkel accountbeheerders hebben toegang tot deze optie in het account.

Je kunt plannen wanneer contact- en respondentgegevens automatisch en permanent uit je enquêtes in ons systeem worden verwijderd. Deze regels worden continu toegepast op alle bestaande en toekomstige enquêtes van alle gebruikers in jouw CheckMarket account, zelfs de enquêtes met de status ‘Live‘.

De gegevens worden permanent verwijderd tijdens een nachtelijk proces en kunnen niet worden hersteld.

Ga hiervoor naar Account > Legal en Compliance en klik op Dataretentie regels. Nu krijg je de volgende opties:

Contacten opschonen

Plan de automatische nachtelijke verwijdering na een bepaald aantal dagen van contacten toegevoegd aan enquêtes. Hun antwoorden blijven behouden (geanonimiseerd) en je verliest de toegang tot alle metadata in de betrokken enquêtes, zoals gepersonaliseerde velden. Opgelet: Dataretentieregels hebben geen invloed op je contactlijsten. Je contactlijsten dien je apart op te schonen.

Respondenten opschonen

Plan de automatische nachtelijke verwijdering van respondenten die meer dan een bepaald aantal dagen geleden geantwoord hebben. Hiermee wordt ook enig geassocieerd contact verwijderd uit de enquête in kwestie.

Aanpassen op enquête-niveau

Deze regels kunnen op enquêteniveau worden aangepast.

Wanneer regels voor het bewaren van gegevens ingesteld zijn voor een individuele enquête, hebben deze voorrang op de regels die hier ingesteld zijn op accountniveau.

Wanneer je toestaat dat deze regels op enquêteniveau kunnen aangepast worden, zullen enkel de eigenaars van de desbetreffende enquêtes de dataretentie regels kunnen aanpassen.

aanpassen op enquete-niveau

Klik op Opslaan om je instellingen te bewaren en bevestig deze een laatste keer om de dataretentie regels te activeren.

Stel dataretentie regels in voor een specifieke enquête

Enkel accountbeheerders en enquête-eigenaars kunnen dataretentie regels op enquêteniveau instellen, op voorwaarde dat de accountbeheerder dit toegestaan heeft in de accountinstellingen.

Indien de accountbeheerder toestaat dat de dataretentie regels op enquêteniveau mogen aangepast worden, kan elke enquête-eigenaar specifieke regels instellen voor zijn of haar enquêtes. Deze zullen dan enkel voor die enquête gelden, ook wanneer deze ‘Live’ is.

De gegevens worden permanent verwijderd tijdens een nachtelijk proces en kunnen niet worden hersteld.

Om dataretentie regels in te stellen voor een enquête, ga je eerst naar die enquête en klik je op Instellingen > Opties.

Vink het vakje aan naast Dataretentie. Als deze reeds aagevinkt staat, betekent dat dat de accountbeheerder reeds retentieregels heeft ingesteld op accountniveau. Vink het vakje uit om de dataretentie regels volledig te inactiveren voor deze enquête.

Eenmaal aangevinkt verschijnen de volgende opties:

dataretentie op enqueteniveau

Contacten opschonen

Plan de automatische nachtelijke verwijdering na een bepaald aantal dagen van contacten toegevoegd aan enquêtes. Hun antwoorden blijven behouden (geanonimiseerd) en je verliest de toegang tot alle metadata in de betrokken enquêtes, zoals gepersonaliseerde velden. Opgelet: Dataretentieregels hebben geen invloed op je contactlijsten. Je contactlijsten dien je apart op te schonen.
Indien je enkel respondenten wenst op te schonen en contacten niet, kan je het veld met aantal dagen leeg laten.

Respondenten opschonen

Plan de automatische nachtelijke verwijdering van respondenten die meer dan een bepaald aantal dagen geleden geantwoord hebben. Hiermee wordt ook enig geassocieerd contact verwijderd uit de enquête in kwestie.
Indien je enkel contacten wenst op te schonen en respondenten niet, kan je het veld met aantal dagen leeg laten.

Opgelet: Houd er rekening mee dat niets op deze webpagina bedoeld is als of gebruikt kan worden ter vervanging van juridisch advies. Wij raden uitdrukkelijk aan om zeker ook te rade te gaan bij een jurist voor onafhankelijk advies specifiek afgestemd op jouw situatie.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.