Om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig worden verwerkt, zijn verwerkingsverantwoordelijken verplicht om minimum bepaalde gegevens betreffende de verzameling en verdere verwerking van hun persoonsgegevens, te verstrekken aan betrokkenen. Dergelijke informatie moet worden verschaft in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm, in duidelijke en verstaanbare taal. Zie bijvoorbeeld artikels 5.1.a, 12-14 van de AVG en gronden 58 en 59 van de AVG.

Een van de manieren om hieraan te voldoen, is door een privacykennisgeving toe te voegen aan je enquête.

Je kunt eenvoudig een dergelijke kennisgeving toevoegen door de enquête-instelling Privacykennisgeving tonen in voettekst te activeren. Eenmaal geactiveerd, wordt automatisch een link naar je eigen privacyverklaring weergegeven in de voettekst van de enquête en e-mailuitnodigingen en kan je er ook overal naar linken d.m.v. een variabele.

1. Ga naar de enquête.
2. Klik op Instellingen en daarna op Opties.
3. Vink het vakje aan naast Privacykennisgeving tonen in voettekst.

4. Er verschijnen twee nieuwe knoppen:
   • Klik op Bewerken om de tekst van je privacykennisgeving te typen. Klik op Opslaan zodra je klaar bent. Is je enquête meertalig? Herhaal dan voor iedere taal.
   • Klik op Weergeven om te kijken hoe deze pagina eruit gaat zien voor je respondenten.
5. Klik onderaan de Opties-pagina op Opslaan.

Vanaf nu wordt er een link naar de privacykennisgeving getoond onderaan iedere enquêtepagina en e-mailuitnodiging. Je kunt ook naar deze privacykennisgeving linken vanuit een vraag of elders door de variabele {{survey.privacyNoticeUrl}} toe te voegen.

Je kunt deze heel gemakkelijk toevoegen door in de editor te klikken op het dropdownmenu Variabelen en daar Privacykennisgeving te kiezen.

Neem je vaak gelijkaardige enquêtes af? Dan is het interessant om een herbruikbaar privacykennisgeving sjabloon op accountniveau in te stellen. Dit kan de accountbeheerder doen bij Account > Legal & Compliance > Privacykennisgeving.

Creëer een privacykennisgeving sjabloon voor iedere taal waarin je enquêtes maakt.

Als een enquête-eigenaar of de accountbeheerder de privacykennisgeving activeert op enquête-niveau, dan zal de tekst van dit sjabloon getoond worden. Zij kunnen deze indien gewenst op enquêteniveau overschrijven en zien ook een optie om te resetten naar de privacykennisgeving ingesteld op accountniveau.

Betrokkenen hebben recht op informatie over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, de redenen voor de verwerking van hun persoonsgegevens en andere relevante informatie die nodig is om een ​​eerlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens te waarborgen. Dergelijke informatie moet op een beknopte, transparante, begrijpelijke wijze en in duidelijke en verstaanbare taal worden verstrekt.

Artikel 13 van de AVG is bijzonder nuttig om te begrijpen welke informatie moet worden opgenomen in de privacy kennisgeving van een enquête. Gronden 60, 61, 62 van de AVG kunnen helpen bij de interpretatie.

We raden aan om een ​​hoofding te gebruiken voor elk van de punten die worden gedekt in artikel 13:

• Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
• (Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming)
• Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond voor de verwerking
• Gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke
• (Categorieën van) ontvangers van de persoonsgegevens
• Data retentie
• Rechten van de respondent (zie artikel 13.2 en grond 63 van de AVG)
  • Inzage, rectificatie, wissing, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking, klacht
• Bestaan ​​van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering

Bovenstaande zijn slechts suggesties en een vertrekpunt voor het opstellen van een privacykennisgeving (Privacy Notice). Het is niet de bedoeling dat deze lijst compleet is. Je kunt best onafhankelijk juridisch advies inwinnen voor de daadwerkelijke privacykennisgeving die je aan de respondenten zult laten zien, aangezien alleen een advocaat je juridisch advies kan geven dat specifiek op jouw situatie is afgestemd.

• Hoe respondenten toestemming vragen om persoonsgegevens te verwerken?
• Wat zijn mijn GDPR-verantwoordelijkheden bij enquêtes?
• GDPR gegevensverzoeken behandelen

Opgelet: Houd er rekening mee dat niets op deze webpagina bedoeld is als of gebruikt kan worden ter vervanging van juridisch advies. Wij raden uitdrukkelijk aan om zeker ook te rade te gaan bij een jurist voor onafhankelijk advies specifiek afgestemd op jouw situatie.