1. Klik op Selecteren om het bestand met contactpersonen te selecteren op je computer, of sleep het bestand hier naartoe.
   Zorg er steeds voor dat de lijst met contactpersonen een .csv of .xlsx bestand is.

2. Klik op Uploaden.

1. Selecteer het Werkblad waarop de contacten staan.

2. Als je een bewaarde import-instelling wenst te gebruiken, kun je deze hier selecteren. Je kunt dan de volgende stap overslaan, omdat de veldnamen automatisch worden ingevuld, gebruik makend van de namen die je in de bewaarde import-instellingen hebt gekozen. In deze stap kun je eveneens bewaarde import-instellingen wijzigen of verwijderen. Voor meer informatie betreffende Import-instellingen zie stap 4. Opslaan.

3. Selecteer via de keuzelijst boven elke kolom welke informatie je wenst te importeren. Alle kolommen waarvoor je veldnamen hebt geselecteerd, zullen geïmporteerd worden. Als je geen veldnaam selecteert, wordt de kolom niet geïmporteerd.

Denk goed na welke waarden je wenst te plaatsen in welke velden. Gebruik gepersonaliseerde velden om belangrijke gegevens op te nemen waarop je kunt filteren/sorteren wanneer je de resultaten gaat downloaden/analyseren.

Beschikbare velden

4. Selecteer de rij in het Excelbestand vanaf waar de import moet starten.

5. Klik op Volgende.

Afhankelijk van de status van je enquête en of je er voordien al contacten in hebt geïmporteerd, zal je in deze stap andere opties zien. Ze worden hier allemaal besproken.

1. Contacten zonder e-mailadres importeren:

Als er in de lijst mensen staan zonder e-mailadres en je wil deze eveneens importeren, bvb omdat je een enquête op papier uitvoert, mensen via SMS uitnodigt, of omdat je aanmeldcodes wil downloaden, selecteer je hier Ja.

Als je lijst zowel contacten met als zonder e-mailadres bevat, zullen de twee soorten tegelijk geïmporteerd worden.

2. Standaardtaal

Deze optie is enkel zichtbaar wanneer je meer dan 1 taal hebt toegevoegd aan de enquête.

Als je geen taal hebt gespecifieerd in de contactenlijst, of je weet de taal niet, kies dan hier een standaardtaal. Elke persoon waaraan je geen taalcode hebt toegevoegd in je Excelbestand zal dan met de code van de standaardtaal geïmporteerd worden.

3. Hoe moeten we bestaande e-mailadressen behandelen?
   

4. Wanneer wilt u de uitnodigingen versturen?

Wanneer je de uitnodigingen later wil versturen, kun je dat hier instellen. Kies Onmiddellijk als je de uitnodigingen wil versturen van zodra je de enquête lanceert. Door een van de andere opties te kiezen, zal het systeem wachten tot het gekozen aantal uren of dagen voorbij is vooraleer uitnodigingen te versturen naar deze contacten.

5. Na hoeveel dagen wilt u dat de uitnodiging vervalt?

Hier kun je instellen hoeveel tijd je de contacten wil geven om de enquête in te vullen, ook wanneer de enquête zelf een langere tijd live staat. Deze optie is vooral handig bij langlopende enquêtes, maar waarbij je de tijd dat iemand kan antwoorden, wil beperken.

6. Cooldownregels toepassen

Cooldownregels zijn belangrijk om enquêtemoeheid tegen te gaan. We onderscheiden twee soorten cooldown:

Voor beide soorten cooldown kun je nog kiezen of deze enkel gecheckt moet worden voor de enquête waarin je de contacten aan het importeren bent, of voor alle enquêtes in je account.

7. Gepersonaliseerde velden hernoemen?

De gepersonaliseerde velden in de enquête zullen hernoemd worden om te matchen met de kolomhoofdingen in je bestand, tenzij dit al gebeurd was tijdens een eerdere import. Je kunt de velden hier nog aanpassen of ze op een later tijdstip hernoemen.

8. Wanneer je alle beschikbare opties hebt geselecteerd, klik je op Volgende.

Je kunt alle gekozen instellingen opslaan om later opnieuw te gebruiken voor een volgende import.

Een importconfiguratie bevat alle instellingen en selecties van een voorgaande import, inclusief de gekozen velden, uitnodigings- en vervaldatum, cooldown regels, enz.

Als je hetzelfde soort document regelmatig importeert, raden we je aan deze import-instellingen op te slaan en later opnieuw te gebruiken. Het zal je veel tijd besparen. Als je een eenmalige import doet, is het niet nodig om de import-instellingen op te slaan.

Geef je import-instellingen een herkenbare naam en klik op Volgende.

In de laatste stap krijg je een overzicht van alle selecties die je voor deze contacten hebt gedaan. Je kunt nog steeds teruggaan en wijzigingen doen, indien nodig.

Als alles ok is, klik je op Import starten om de contacten te importeren.

Van zodra de import is voltooid, krijg je hiervan een melding via e-mail. Ondertussen kun je gewoon verder werken in de tool.